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Platzhalter in RA-MICRO: Rubrum in Word-Vorlagen einfügen

RA-MICRO Platzhalter in Word einfügen: Rubrum und Aktendaten im Textbaustein anlegen, mit der Akte füllen und prüfen, wenn ein Platzhalter leer bleibt.

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Wer Schriftsätze in Word schreibt, tippt Aktenzeichen, Betreff und Parteien oft noch von Hand ab. Mit Platzhaltern in RA-MICRO entfällt das, denn das Programm setzt die Daten der Akte selbst ein. Sie erfahren hier, welche Platzhalter es gibt, wie Sie Platzhalter in Word einfügen und was zu prüfen ist, wenn ein Platzhalter leer bleibt.

RA-MICRO Platzhalter: Was in Word ersetzt wird

Ein Platzhalter ist eine kurze Zeichenfolge, die RA-MICRO beim Erstellen eines Schreibens durch gespeicherte Akten- oder Adressdaten ersetzt. In der Word-Schnittstelle gibt es vor allem zwei Arten:

  • Briefkopfplatzhalter stehen in der Briefkopfvorlage. Sie werden gefüllt, wenn der Briefkopf zu einer Akte oder Adresse aufgerufen wird. Beispiele: $7 für die Aktennummer mit Aktensachbearbeiter, Referat und Aktenkennzeichen, $11 für die erste Betreffzeile, $9 für die Briefanrede.
  • Rubrumplatzhalter, auch Stammdaten-Platzhalter genannt, stehen in Textbausteinen und immer in spitzen Klammern. Beispiele: <$1> für die Betreffzeile 1, <$57> für die lange Aktennummer, <$13> für Titel, Vor- und Nachname des Auftraggebers, <$33> für dieselbe Angabe zum Gegner.

Rubrumplatzhalter gibt es für die allgemeinen Aktendaten, den Auftraggeber, die eigene Kanzlei als Bevollmächtigten (Adressnummer 1), den Gegner und den Streitverkündeten. So legen Sie zum Beispiel ein Klagerubrum einmal als Textbaustein an und füllen es für jede Akte neu.

Voraussetzungen

  • Zum Bearbeiten von Textbausteinen benötigen Sie das Programmrecht Standardtexte. Ohne dieses Recht können Sie Textbausteine nur einfügen und drucken.
  • Für Textbausteine mit Platzhaltern empfiehlt der Hersteller das RTF-Format.

Platzhalter in Word einfügen: Textbaustein mit Rubrum anlegen

  1. Öffnen Sie in Word die Registerkarte RA-MICRO und rufen Sie in der Gruppe Textbausteine die Textbausteinverwaltung auf.
  2. Wählen Sie unter Bearbeiten den Eintrag Textbaustein neu erstellen. Tragen Sie einen aussagekräftigen Textname ein und bestätigen Sie mit OK und Schließen. Der neue Baustein öffnet sich in Word. Einen vorhandenen Baustein öffnen Sie über Textbaustein bearbeiten.
  3. Beginnen Sie die erste Zeile des Abschnitts mit der Zeichenfolge &&*. Diese Steuerzeile sorgt dafür, dass die Platzhalter später ersetzt werden.
  4. Schreiben Sie den festen Text und setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der Daten der Akte erscheinen sollen.
  5. Klicken Sie in der Gruppe Textbausteine auf RA-MICRO Stammdaten-Platzhalter einfügen. Es öffnet sich die Maske RA-MICRO Stammdaten-PH einfügen.
  6. Öffnen Sie die passende Liste per Doppelklick und fügen Sie den gewünschten Platzhalter ebenfalls per Doppelklick ein. Die spitzen Klammern werden dabei mitgesetzt.
  7. Für mehrere Beteiligte auf einer Seite bilden Sie einen Block: <$B+> markiert den Beginn, <$B-> das Ende. Der Block wird so oft wiederholt, wie Beteiligte zur Akte gespeichert sind. Der Platzhalter (#) nummeriert sie.
  8. Beenden Sie den Abschnitt mit der Zeichenfolge &&# und speichern Sie den Textbaustein.

Eine Übersicht aller Rubrumplatzhalter enthält der mitgelieferte Standardtext rubtest.rtf.

Schreiben erstellen: So werden die Platzhalter gefüllt

  1. Starten Sie das Schreiben mit *A Anschreiben mit Briefkopf und geben Sie die Aktennummer ein. Der Briefkopf wird mit der Mandantenadresse und den Aktendaten geladen.
  2. Setzen Sie den Cursor an den Anfang einer Zeile, frühestens der zweiten Zeile des Dokuments. Rufen Sie dort den Textbaustein auf: mit einem Stern und dem Namen des Bausteins, zum Beispiel *rubtest, und der Enter-Taste.
  3. Alternativ nutzen Sie die Textbausteinverwaltung. Geben Sie dort die richtige Aktennummer ein, übernehmen Sie den Baustein per Doppelklick in die Liste Gewählte Texte und laden Sie ihn mit OK und Schließen.
  4. Enthält der Baustein Platzhalter für Artikel, Pronomen oder Endungen, öffnet sich die Maske Anrede der Parteien. Übernehmen Sie die vorgeschlagene Parteirolle oder wählen Sie sie selbst.
  5. Der Textbaustein wird an der Cursorposition eingefügt. Die Platzhalter sind mit den gespeicherten Akten- und Adressdaten gefüllt.
  6. Stellen, für die keine Aktendaten vorliegen, erscheinen als Stoppstellen (??). Im Stoppstellenmodus springen Sie mit der Enter-Taste zur nächsten Stoppstelle und ergänzen den Text.

Ohne Briefkopf geht es auch: Geben Sie am Anfang der ersten Zeile *M und die Aktennummer ein, direkt gefolgt von einem Stern und dem Textnamen. RA-MICRO ersetzt dann die aktenbezogenen Platzhalter im eingelesenen Text.

Platzhalter bleibt leer: Das prüfen Sie

  • Aufrufposition: Am Anfang der ersten Dokumentzeile aufgerufen, werden die Rubrumplatzhalter nicht ersetzt.
  • Steuerzeilen: Der Abschnitt mit den Rubrumplatzhaltern muss mit &&* beginnen und mit &&# enden.
  • Schreibweise: Rubrumplatzhalter müssen in spitzen Klammern stehen.
  • Aktennummer: Nur mit der richtigen Aktennummer werden die Aktenstammdaten übernommen. Bei einem Briefkopf, der nur mit einer Adressnummer aufgerufen wird, werden aktenbezogene Platzhalter zu Stoppstellen.
  • Daten der Akte: Fehlende Daten kann RA-MICRO nicht einsetzen. Kontrollieren Sie die Beteiligten der Akte und deren Adressdaten.
  • Einstellungen: In den Einstellungen Textverarbeitung MS-Word steuert auf der Karteikarte Allgemein die Option Stoppstellenmodus automatisch, ob Stoppstellen automatisch markiert werden. Ist auf der Karteikarte Briefkopf die Option Leere Briefkopfplatzhalter entfernen gesetzt, verschwinden nicht gefüllte Platzhalter im Briefkopf ohne Stoppstelle.
  • Tabellen: Ein Platzhalter in einer Tabellenzelle darf nicht mit einer Absatzmarke beginnen, sonst kann die Ausgabe fehlerhaft sein.

Häufige Fragen

Wie teste ich, welche Daten die Rubrum-Platzhalter zu einer Akte liefern?

RA-MICRO liefert dafür den Standardtext rubtest mit. Geben Sie in Word *M, die Aktennummer und *rubtest ein, zum Beispiel *M3/16*rubtest, und bestätigen Sie mit der Enter-Taste. Die Platzhalter im rubtest werden dann mit den Daten dieser Akte gefüllt.

Warum werden die Platzhalter nicht ersetzt, wenn ich den Textbaustein öffne?

Ein Textbaustein, der am Anfang der ersten Dokumentzeile aufgerufen wird, öffnet sich zur Bearbeitung. Die Rubrumplatzhalter bleiben dann stehen. Damit die Aktendaten übernommen werden, rufen Sie den Baustein ab der zweiten Zeile am Zeilenanfang auf.

Welches Dateiformat eignet sich für Textbausteine mit Platzhaltern?

Der Hersteller empfiehlt das RTF-Format. Textbausteine im Format DOC oder DOCX sind grundsätzlich ebenfalls möglich.

Stand: 02.10.2026 · Die Schritte beziehen sich auf die aktuelle Programmversion von RA-MICRO.