RA-MICRO DATEV-Schnittstelle: Buchungen exportieren

Viele Kanzleien buchen in RA-MICRO und geben die Zahlen danach an ihr Steuerbüro weiter. Dafür gibt es die RA-MICRO DATEV-Schnittstelle: Sie wandelt die Journalbuchungen in eine Datei um, die der Steuerberater in DATEV einlesen kann. Diese Anleitung zeigt, wo Sie die Funktion finden, was Sie vorher klären sollten und wie der Export abläuft.

Wo die DATEV-Schnittstelle in RA-MICRO liegt

Die Schnittstelle gibt es in beiden Buchhaltungen von RA-MICRO. In der Finanzbuchhaltung öffnen Sie Schnittstellen und wählen dort DATEV. In der Finanzbuchhaltung II heißt die Funktion DATEV-Konvertierung und gehört ebenfalls zu den Schnittstellen.

In beiden Fällen entstehen zwei Dateien: eine CSV-Datei mit den Buchungen des gewählten Zeitraums und eine Protokolldatei. Das Protokoll nennt die Zahl der konvertierten Datensätze und enthält Zusatzinformationen für den Steuerberater. An Ihren Buchhaltungsdaten in RA-MICRO ändert die Konvertierung nichts.

Voraussetzungen

• Steuerberaternummer und Mandantennummer: Beide Angaben erhalten Sie von Ihrem Steuerbüro. Vor dem ersten Export müssen sie hinterlegt werden.
• Kontenrahmen: Der RA-MICRO Kontenrahmen orientiert sich am SKR 03 der DATEV. Arbeitet Ihr Steuerbüro mit dem unveränderten SKR 03 und nutzen Sie die Standardkonten von RA-MICRO, sind nur wenige Konten umzuschlüsseln.
• Abweichungen: Fragen Sie das Steuerbüro, ob im Vorjahr Konten außerhalb des Kontenrahmens angesprochen oder eigene Kontenfunktionen eingerichtet wurden.
• Journal prüfen: Buchungen, bei denen der Mehrwertsteuerbetrag von Hand eingegeben wurde, lassen sich nicht korrekt konvertieren. Im Journal erkennen Sie sie an der leeren Spalte %. Solche Buchungen können Sie stornieren und über Buchen mit dem richtigen Steuersatz neu erfassen. Für Zahlungen mit mehreren Steuersätzen gibt es die Splittbuchung.
• Kontrollausdruck: Drucken Sie für den Zeitraum eine Einnahmen-Überschussrechnung und geben Sie sie dem Steuerbüro zum Abgleich mit.

Konten umschlüsseln

Weichen Kontonummern in RA-MICRO von denen des Steuerbüros ab, ordnen Sie die Konten vor dem Export einander zu. Dafür gibt es in der Toolbar der DATEV-Maske die Umschlüsselungstabellen.

1. Öffnen Sie die Umschlüsselungstabellen.
2. Tragen Sie unter Sachkonten die Konten ein, deren Buchungen beim Steuerberater unter einer anderen Kontonummer ankommen sollen. Das Auslagenkonto 1600 gehört im Regelfall dazu, weil es im SKR 03 standardmäßig nicht direkt bebucht werden darf. In der Finanzbuchhaltung gibt es zusätzlich die Tabelle Finanzkonten.
3. Nehmen Sie unter Automatikkonten die RA-MICRO Konten auf, die auf ein Automatikkonto der DATEV konvertiert werden. Das sind Konten, vor deren Nummer im DATEV-Kontenrahmen AV oder AM steht. Für diese Konten schreibt RA-MICRO keinen Steuerschlüssel in die Datei.
4. In der Finanzbuchhaltung geben Sie die Kontenzuordnung über Drucken aus und speichern die Tabellen mit OK.

Ein Erlöskonto, auf das Sie mit unterschiedlichen Steuersätzen buchen, darf nicht als Automatikkonto eingetragen werden. Stimmen Sie die Zuordnung immer mit Ihrem Steuerbüro ab. Für die Einrichtung in RA-MICRO können Sie einen Fernwartungstermin vereinbaren.

DATEV-Export in der Finanzbuchhaltung

1. Öffnen Sie Schnittstellen und dort DATEV.
2. Wählen Sie den Zeitraum. Für das laufende Jahr stehen Monate, Quartale und das gesamte Jahr bereit. Zeiträume aus Vorjahren legen Sie über die beiden Datumsfelder fest.
3. Wählen Sie das Ausgabeformat DATEV. Die CSV-Datei entspricht dann einem Standard-Importformat der DATEV. Die Alternative ASCII-Datei erzeugt ein allgemeines CSV-Format für andere Programme.
4. Entscheiden Sie über Daten festschreiben. In der Voreinstellung wird ohne Festschreibung übergeben, der Steuerberater kann die Buchungen dann weiterbearbeiten.
5. Tragen Sie unter Steuerberaternummer/Mandantennummer die Angaben Ihres Steuerbüros ein.
6. Wählen Sie unter Ausgabepfad das Verzeichnis, in das die Dateien geschrieben werden. Jedes Verzeichnis ist möglich.
7. Bestätigen Sie mit OK und Schließen.

Abweichungen in der Finanzbuchhaltung II

Die Maske DATEV-Konvertierung der Finanzbuchhaltung II bietet dieselben Ausgabeformate, die Festschreibung, die Nummern des Steuerbüros und den Ausgabepfad. Anders ist die Wahl des Zeitraums und der Start.

1. Legen Sie unter Anzuzeigendes Jahr das Jahr fest.
2. Wählen Sie unter Voranmeldungs-Zeitraum einen der abgeschlossenen Monate. Für das gesamte Jahr wählen Sie stattdessen einen Zeitraum bei Belegdatum.
3. Starten Sie die Konvertierung mit Start.

Wohin die Datei geschrieben wird und was der Steuerberater damit macht

Im gewählten Verzeichnis finden Sie RAMICRO001.csv mit den Buchungen und Prot001.txt mit dem Protokoll. Die CSV-Datei können Sie vor der Weitergabe mit Excel oder WordPad öffnen und prüfen, die Felder sind durch Semikolon getrennt. Ein umgeschlüsseltes Konto darf dort nicht mehr mit seiner alten Nummer erscheinen.

Übergeben Sie beide Dateien an Ihr Steuerbüro, zum Beispiel auf einem Datenträger. Dort werden sie mit den Programmfunktionen der DATEV als Buchungsstapel eingelesen. Wenn Sie die laufende Buchführung lieber abgeben möchten, finden Sie hier Informationen zu unserem Buchführungsservice für Anwalts- und Notariatskanzleien.

Häufige Fragen

Kann ich die DATEV-Konvertierung wiederholen?

Ja. Die Konvertierung verändert die Buchhaltungsdaten nicht und kann nach einem Fehler einfach wiederholt werden. Bei jeder Wiederholung werden die Dateinamen RAMICRO001.csv und Prot001.txt hochgezählt.

Was bewirkt die Option „Daten festschreiben“?

Mit der Option wird beim Import ein Festschreibungskennzeichen übergeben. Ohne sie kann der Steuerberater die Buchungen in DATEV weiterbearbeiten. In RA-MICRO selbst sind Buchungen bereits mit dem Speichern festgeschrieben.

Mein Steuerberater arbeitet mit dem SKR 04. Funktioniert die Schnittstelle trotzdem?

Ja, aber mit deutlich mehr Aufwand. Der RA-MICRO Kontenrahmen orientiert sich am SKR 03. Beim SKR 04 muss so gut wie jedes Konto umgeschlüsselt werden, und die Zahl der umschlüsselbaren Konten ist begrenzt.

Gibt es eine Alternative, wenn nur eine Darstellung mit Soll und Haben gebraucht wird?

Ja. Dafür lässt sich statt der DATEV-Konvertierung die Excel-Schnittstelle der Finanzbuchhaltung einsetzen.

Stand: 02.10.2026 · Die Schritte beziehen sich auf die aktuelle Programmversion von RA-MICRO.