Eine laufende Akte ohne Wiedervorlage wird niemandem mehr vorgelegt und kann unbemerkt liegen bleiben. Dieser Artikel richtet sich an alle, die in der Kanzlei für die Aktenkontrolle zuständig sind. Sie erfahren, wie Sie in RA-MICRO Akten ohne Wiedervorlage anzeigen, wie der Aktenwächter diese Kontrolle regelmäßig übernimmt und wie Sie anschließend eine Wiedervorlage setzen.
Warum jede laufende Akte eine Wiedervorlage haben sollte
Die elektronische Wiedervorlage wird in RA-MICRO zur Akte gespeichert, mit Datum, Grund und Bearbeiter. Die Wiedervorlagenliste wertet genau diese Einträge aus. Eine Akte ohne Eintrag erscheint in der gewöhnlichen Liste nicht. Es erinnert also nichts daran, dass hier noch etwas zu tun ist.
Die erste Wiedervorlage lässt sich schon bei der Aktenanlage wählen, wahlweise in einer oder in zwei Wochen. Für alle Akten, bei denen das unterblieben ist oder die Wiedervorlage später entfallen ist, gibt es zwei Kontrollwege.
Akten ohne Wiedervorlage in der Wiedervorlagenliste anzeigen
Die Wiedervorlagenliste besitzt eine eigene Option für Akten, zu denen keine künftige Wiedervorlage gespeichert ist.
- Öffnen Sie im Programmbereich Termine/Fristen die Wiedervorlagenliste.
- Legen Sie unter Akten im Bereich die erste und die letzte Aktennummer fest, die geprüft werden sollen.
- Grenzen Sie die Auswertung bei Bedarf unter Selektionen ein, zum Beispiel nach Sachbearbeiter oder Referat.
- Setzen Sie unter Optionen den Haken bei Akten ohne zukünftige WV.
- Klicken Sie auf Start. Die Auswertung wird angezeigt.
Ein Klick auf einen Spaltenkopf sortiert die Liste. Über Export geben Sie die angezeigten Einträge an Microsoft Excel aus, über Drucken auf Papier. Beim Verlassen mit OK und Schließen fragt das Programm, ob Wiedervorlagen gelöscht oder vorgetragen werden sollen. Antworten Sie mit Nein, bleiben alle Wiedervorlagen unverändert in der Liste.
Aus dem Ergebnis eine Wiedervorlage setzen
Für jede gefundene Akte tragen Sie die Wiedervorlage in der Programmfunktion Wiedervorlagen ein.
- Öffnen Sie Wiedervorlagen, geben Sie bei Aktennummer / Nachname die Aktennummer ein und bestätigen Sie mit der Eingabetaste. Bereits gespeicherte Wiedervorlagen der Akte liest das Programm dabei ein.
- Tragen Sie bei Datum das Wiedervorlagedatum ein. Die Kürzel 1W und 1M tragen das Datum um eine Woche oder einen Monat vor.
- Wählen Sie den Grund aus der Liste oder geben Sie einen eigenen Text ein. Legen Sie den Bearbeiter fest und ergänzen Sie bei Bedarf eine Bemerkung.
- Speichern Sie mit OK und Schließen. Möchten Sie mehrere Akten nacheinander bearbeiten, nutzen Sie in der Abschlussleiste die Zwischenspeicherung. Sie speichert die Eingaben, ohne die Programmfunktion zu beenden.
Vorhandene Wiedervorlagen bearbeiten Sie auch direkt in der Wiedervorlagenliste. Ein Doppelklick öffnet die Wiedervorlage, ein Rechtsklick trägt sie auf ein neues Datum vor. Die Bearbeitung per Doppelklick ist nur möglich, wenn Sie die Liste über den Programmbaum geöffnet haben und nicht aus der Programmfunktion Wiedervorlagen heraus.
Der Aktenwächter prüft regelmäßig und automatisch
Der Aktenwächter gehört zum Programmbereich Akten. Er zeigt Akten ohne Wiedervorlage nicht nur an, er trägt selbst etwas ein: Jede laufende Akte ohne Wiedervorlage erhält eine Wiedervorlage mit dem Grund „Aktenwächter“ und der Bemerkung „Einmalige Wiedervorlage eingetragen“. Wiedervorlagen, deren Datum in der Vergangenheit liegt, werden aktualisiert. Turnus und Grund bleiben dabei erhalten, die Bemerkung weist auf die Aktualisierung hin.
- Öffnen Sie den Aktenwächter und wählen Sie den Bereich Akten. Dort legen Sie fest, ob laufende Akten ohne aktuelle Wiedervorlage eine Wiedervorlage „Aktenwächter“ erhalten.
- Möchten Sie zusätzlich liegen gebliebene Verfügungen aus der E-Akte überwachen, nutzen Sie den Bereich unerledigte Verfügungen. Findet der Aktenwächter im gewählten Zeitraum eine unerledigte Verfügung, die das eingestellte Mindestalter erreicht hat, speichert er dazu eine Wiedervorlage.
- Legen Sie unter Einstellungen fest, an welchem Tag des Kalendermonats die Prüfung laufen soll.
- Bestätigen Sie mit OK. Die Einstellungen werden gespeichert und das Fenster wird geschlossen. Zusätzlich zum eingestellten Tag wird der Aktenwächter damit sofort ausgeführt.
Das Ergebnis lesen Sie in der Wiedervorlagenliste. Mit dem Filter Wiedervorlagegrund zeigen Sie gezielt die Einträge des Aktenwächters an. Die Bemerkung nennt jeweils den Anlass. Dieselben Hinweise finden Sie im Aktenwächter über Protokoll. Dort können Sie nichts bearbeiten, bei einer unerledigten Verfügung aber das zugehörige Dokument direkt in der E-Akte aufrufen.
Die Wiedervorlagen des Aktenwächters haben einen einmaligen Turnus. Beim Druck der Wiedervorlagenliste werden sie gelöscht, sobald ihr Datum erreicht oder überschritten ist. Tragen Sie deshalb vorher eine eigene Wiedervorlage mit passendem Grund ein, damit die Akte nicht erneut ohne Wiedervorlage dasteht.
Wie Ihre Kanzlei Wiedervorlagen einheitlich organisiert, können Sie in einer RA-MICRO Schulung mit uns durchgehen.
Häufige Fragen
Zeigt der Aktenwächter Akten ohne Wiedervorlage nur an?
Nein. Der Aktenwächter trägt in jede laufende Akte ohne Wiedervorlage selbst eine Wiedervorlage mit dem Grund „Aktenwächter“ ein. Eine reine Anzeige erhalten Sie in der Wiedervorlagenliste mit der Option Akten ohne zukünftige WV.
Wie oft prüft der Aktenwächter die Akten?
Der Aktenwächter prüft einmal im Monat an dem Tag, den Sie in seinen Einstellungen festlegen. In Monaten mit weniger als 31 Tagen greift der letzte Tag des Monats. Zusätzlich läuft die Prüfung sofort, wenn Sie den Aktenwächter mit OK bestätigen.
Was passiert mit Wiedervorlagen, deren Datum schon abgelaufen ist?
Der Aktenwächter aktualisiert Wiedervorlagen mit einem Datum in der Vergangenheit. Turnus und Wiedervorlagegrund bleiben unverändert. In der Bemerkung steht ein Hinweis auf die Aktualisierung durch den Aktenwächter.
Wie finde ich Akten mit unerledigten Verfügungen?
Der Aktenwächter prüft im Bereich unerledigte Verfügungen alle Verfügungen und speichert für jede unerledigte Verfügung, die das eingestellte Mindestalter erreicht hat, eine Wiedervorlage. Diese Wiedervorlagen sehen Sie in der Wiedervorlagenliste oder im Protokoll des Aktenwächters.
Stand: 02.10.2026 · Die Schritte beziehen sich auf die aktuelle Programmversion von RA-MICRO.
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