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Geldwäsche-Prüfung und Kurzrubrum in RA-MICRO erfassen

So halten Sie in RA-MICRO die Prüfung nach dem Geldwäschegesetz zur Akte fest, werten sie aus und bilden das Kurzrubrum. Mit Muster.

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Dieser Artikel richtet sich an alle, die in der Kanzlei mit RA-MICRO Akten anlegen und pflegen. Sie erfahren, wo Sie das Ergebnis der Prüfung nach dem Geldwäschegesetz (GwG) zur Akte festhalten, wie Sie das zugehörige Formular wieder öffnen und wo Sie die gespeicherten Ergebnisse auswerten. Am Ende finden Sie ein Kurzrubrum-Muster für die Aktenkurzbezeichnung.

Wo die Geldwäsche-Prüfung in der Akte steht

In Akte anlegen und in Akte ändern gibt es das Feld Prüfung GwG. Dort tragen Sie ein, ob das Mandat nach Ihrer Prüfung zu den Tätigkeitsbereichen gehört, die § 2 Abs. 1 Nr. 10 GwG nennt. Das Feld ist in beiden Masken gleich. RA-MICRO speichert Ihr Ergebnis, die Prüfung selbst nehmen Sie vorher vor.

Welche Pflichten gelten, steht im Gesetz: § 2 Abs. 1 Nr. 10 GwG nennt die erfassten Tätigkeiten, §§ 10 ff. GwG regeln die Sorgfaltspflichten, § 8 GwG die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht. Dieser Artikel beschreibt nur die Bedienung. Laut Hersteller stellen die Rechtsanwaltskammern weitere Informationen und teilweise beispielhafte Dokumentationsbögen bereit.

Prüfung GwG beim Anlegen oder Ändern der Akte eintragen

  1. Öffnen Sie Akte anlegen für ein neues Mandat oder Akte ändern für eine vorhandene Akte.
  2. Erfassen oder prüfen Sie die Aktenstammdaten.
  3. Wählen Sie im Feld Prüfung GwG das Ergebnis Ihrer Prüfung aus.
  4. Speichern Sie die Akte.
  5. Haben Sie einen der Katalogtitel des § 2 Abs. 1 Nr. 10 GwG gewählt, öffnet sich nach dem Speichern das GwG-Formular. Erfassen Sie dort die Angaben, die für das Mandat nötig sind.

Das Formular hat Bereiche für die Mandantenidentifikation, den wirtschaftlich Berechtigten, eine politisch exponierte Person, das Länderrisiko, den Zweck des Mandats und weitere Anmerkungen. Aufbau und Felder sind vorgegeben und lassen sich nicht anpassen.

Wenn Ihre Kanzlei die Funktion zum ersten Mal nutzt, legt RA-MICRO nach dem Speichern automatisch die zugehörige TVM-Datenbank an. Danach erscheint das Formular.

Arbeiten Sie mit der Schnellanlage, führt die Eingabetaste nur durch die Felder von der Aktenkurzbezeichnung bis zum Referat. Fehlende Angaben ergänzen Sie später über Akte ändern.

Gespeichertes GwG-Formular wieder öffnen

  1. Öffnen Sie in Akte ändern die Akte, zu der bereits ein GwG-Formular gespeichert ist.
  2. Klicken Sie im Bereich Beteiligte mit der rechten Maustaste auf den Mandanten.
  3. Wählen Sie Daten für Prüfung GwG bearbeiten.
  4. Prüfen, ergänzen oder ändern Sie die Angaben im Formular.

Dokumentierte Prüfungen auswerten

Zur einzelnen Akte zeigt die Akteninfo das gespeicherte Ergebnis. Sie geben dort die Aktennummer oder den Namen des Mandanten ein und bestätigen die Eingabe. Für den Überblick über viele Akten nennt der Hersteller das Aktenregister.

  1. Öffnen Sie das Aktenregister.
  2. Legen Sie über Ansicht und Spalten auswählen… fest, welche Spalten die Übersicht zeigt. Blenden Sie die Spalten zu den Daten ein, die Sie auswerten möchten.
  3. Sortieren Sie die Liste mit einem Klick auf eine Spaltenüberschrift. Ein zweiter Klick kehrt die Reihenfolge um.
  4. Markieren Sie die gewünschten Zeilen und exportieren Sie sie über Excel. Mit Drucken öffnen Sie das Druckfenster für die Liste.

Formularvorlage nach einem Update aktualisieren

Neue Fassungen der Formularvorlage kommen mit einem RA-MICRO-Patch oder einem Update. Hat Ihre Kanzlei noch kein GwG-Formular zu einer Akte gespeichert, geschieht die Aktualisierung automatisch. Gibt es bereits gespeicherte Formulare, aktualisieren Sie einmalig von Hand:

  1. Rufen Sie in Akte ändern eine Akte mit gespeichertem GwG-Formular auf.
  2. Klicken Sie im Bereich Beteiligte mit der rechten Maustaste auf den Mandanten und wählen Sie Daten für Prüfung GwG bearbeiten.
  3. Wählen Sie in der Textbaustein-TVM im Menü Extras den Punkt Masken importieren.
  4. Ziehen Sie das Formular GWG – Geldwäschegesetz aus dem linken Bereich Vorlagendatenbank in den rechten Bereich Arbeitsdatenbank.
  5. Schließen Sie das Fenster mit OK.

Wenn Sie diesen Schritt lieber gemeinsam mit uns erledigen, können Sie einen Fernwartungstermin vereinbaren.

Kurzrubrum: Muster und Beispiel für die Aktenkurzbezeichnung

Das Kurzrubrum bezeichnet eine Akte knapp nach den Parteien. In RA-MICRO steht es in der Aktenkurzbezeichnung. Der Hersteller nennt als übliche Form „Mandant / Gegner“, der Mandant steht also vorn. Ein Kurzrubrum-Beispiel nach diesem Muster: „Müller / Schmidt“.

  • Länge: höchstens 30 Zeichen bei Datenhaltung auf File-Basis, höchstens 80 Zeichen auf SQL-Server. Rechts neben dem Feld sehen Sie, wie viele Zeichen noch frei sind.
  • Die Aktenlangbezeichnung nimmt oft den Streitgegenstand auf.
  • Ändern können Sie die Aktenkurzbezeichnung in Akte ändern oder direkt im Aktenregister, indem Sie den Eintrag überschreiben. Im Aktenregister wird die Änderung sofort gespeichert.
  • Nach den Namen aus der Aktenkurzbezeichnung können Sie in den gelb unterlegten Aktennummernfeldern suchen.

Auf dem Aktenvorblatt erscheinen die Aktendaten über Rubrum-Platzhalter. Die Platzhalterliste des Herstellers führt unter den Aktenstammdaten die Aktenkurzbezeichnung und den Eintrag Prüfung Status GwG (Geldwäschegesetz). Der Hersteller empfiehlt, nach dem Anlegen einer Akte und nach jeder Änderung der Stammdaten ein Aktenvorblatt zu erstellen.

Häufige Fragen

Wo sehe ich, was zur GwG-Prüfung einer Akte gespeichert ist?

Das gespeicherte Ergebnis wird in der Akteninfo angezeigt. Das GwG-Formular öffnen Sie in Akte ändern mit einem Rechtsklick auf den Mandanten im Bereich Beteiligte und dem Eintrag Daten für Prüfung GwG bearbeiten.

Kann ich das GwG-Formular an unsere Kanzlei anpassen?

Nein. Sie können die Angaben erfassen und bearbeiten. Der Aufbau und die vorgegebenen Felder der Formularvorlage lassen sich nicht individuell ändern.

Wie lang darf das Kurzrubrum in der Aktenkurzbezeichnung sein?

Auf File-Basis sind höchstens 30 Zeichen möglich, auf SQL-Server höchstens 80 Zeichen.

Gibt es ein Muster für die Dokumentation der Prüfung?

Laut Hersteller stellen die Rechtsanwaltskammern weitergehende Informationen und teilweise beispielhafte Dokumentationsbögen zum Download bereit. Für Notare liegen sie im internen Bereich der Bundesnotarkammer.

Stand: 02.10.2026 · Die Schritte beziehen sich auf die aktuelle Programmversion von RA-MICRO.