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Aktenablage für Rechtsanwälte: Akten in RA-MICRO ablegen

So legen Sie erledigte Akten in RA-MICRO ab: Prüfungen vor der Ablage, Ablageoptionen, Ablagenummer, Aufbewahrungsdauer und Reaktivieren abgelegter Akten.

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Ist ein Mandat abgeschlossen, steht die Aktenablage an. Rechtsanwalt und Kanzleiteam erledigen sie in RA-MICRO mit der Programmfunktion Akte ablegen im Programmbereich Akten. Nach diesem Artikel wissen Sie, was das Programm bei der Ablage prüft und löscht, wofür Ablagenummer und Ablagedatum stehen und wie Sie eine abgelegte Akte reaktivieren.

Was bei der Ablage von Akten mit den Daten geschieht

Die Ablage von Akten archiviert das Mandat und bereinigt zugleich den Datenbestand. Das Programm löscht dabei Wiedervorlagen, Brief- und Druckdateien, Texte zur Akte, TVM-Daten, Kostenerfassungen sowie Akten- und Forderungskonten. Dauerhaft gespeichert bleiben laut Herstellerhilfe die vollständige E-Akte, alle Adressen und die Daten der Finanzbuchhaltung. Aktenkonten werden archiviert. Sie sehen sie weiterhin im Aktenkonto-Fenster über Ansicht, archivierte Akten ein.

Akte ablegen: Schritt für Schritt

  1. Öffnen Sie Akte ablegen.
  2. Tragen Sie im Feld Akte die Aktennummer ein. Alternativ geben Sie den Mandantennamen ein und bestätigen mit der Eingabetaste. Dann startet die Aktennummernsuche.
  3. Im Anschluss öffnen sich die Ablageeinstellungen zur Akte. Über Ablageoptionen anzeigen legen Sie fest, welche Daten bei der Ablage gelöscht werden.
  4. Markieren Sie die Akte in der Ablageliste. Mit der Plus-Taste oder einem Klick auf das Plus-Symbol am linken Rand der Liste wird sie im aktuellen Arbeitsgang abgelegt. Mit der Minus-Taste bleibt sie vorgemerkt und wird erst später abgelegt.
  5. Bestätigen Sie mit OK und Schließen. Damit wird die Akte abgelegt. Das Programm gibt anschließend das Ablageprotokoll und eine Löschungsübersicht der Akten- und Forderungskonten aus.

Ob Akten- und Forderungskonto direkt gedruckt oder in eine Briefdatei gespeichert werden, legen Sie in den Einstellungen auf der Karteikarte Aktenablage fest. Dort bestimmen Sie auch, ob Ablageprotokoll, Aktenkonto und Forderungskonto in die E-Akte archiviert werden.

Diese Prüfungen zeigt das Programm bei der Ablage

  • Künftige Termine oder Fristen: Sind welche zur Akte gespeichert, fragt das Programm nach, ob Sie trotzdem ablegen möchten. Bestätigen Sie, wird die Akte zur Ablage vorgemerkt. Termine und Fristen bleiben zur Sicherheit bestehen und müssen von Hand gelöscht werden. Verneinen Sie, wird die Akte nicht abgelegt.
  • Offene Beträge im Aktenkonto: Auf der Karteikarte Aktenablage legen Sie im Bereich Aktenkonto fest, ob ein offener Betrag die Ablage sperrt oder nur eine Warnung auslöst. Bei einer Sperre kommt die Akte in die Vormerkliste, bei einer Warnung wird sie abgelegt. In beiden Fällen steht ein Hinweis im Ablageprotokoll. Ist das Betragsfeld leer, prüft das Programm nicht.
  • Offene Honorare: Diese Ablageoption prüft auf offene Zeithonorare und offene Posten. Betroffene Akten werden nicht abgelegt und im Ablageprotokoll vermerkt.
  • Offene Posteingänge: Ist die Option gesetzt, wird die Akte nicht abgelegt, solange in den Postkörben noch Dokumente vorhanden sind. Ohne die Option findet keine Prüfung statt.
  • Unterakten: Die Hauptakte lässt sich erst ablegen, wenn die Unterakten abgelegt sind.

Weitere Ablageoptionen

  • Datenlöschungen: zeigt, welche Daten zur Akte gelöscht werden. Wählen Sie eine Löschung ab, gilt das nur für diese Akte. Prüfen Sie die Optionen deshalb bei jeder Akte neu.
  • Aufbewahrungsdauer nach Aktenablage: ordnet der Akte eine längere Aufbewahrungsdauer als die Mindestdauer zu.
  • Wiedervorlage für Wiederaufnahme der Akte: trägt eine Wiedervorlage für die abzulegende Akte ein.
  • Status: Mit dieser Option zeigt die Akteninfo den Mandatsstatus „Beendet“.
  • Aktenkennzeichen und Aktenstandort: Hier ändern Sie bei Bedarf Kennzeichen und Standort der abgelegten Akte.

Ablagenummer und Ablagedatum

Die Ablagenummer besteht aus der Jahreszahl und einer sechsstelligen laufenden Nummer, die mit führenden Nullen aufgefüllt wird. Die 24. Ablagenummer des Jahres 2019 lautet zum Beispiel 2019000024. Ist die Einstellung Ablagenummern am Jahresanfang zurücksetzen aktiv, beginnt die Zählung nach dem Jahreswechsel neu. Über Nummernkreise lassen sich Ablagenummern bestimmten Sachbearbeitern zuordnen.

Ablagenummer und Ablagedatum aller abgelegten Akten finden Sie in der Übersicht zur Aktenablage in der Toolbar von Akte ablegen. Die Übersicht ist ein fortlaufendes Protokoll und lässt sich nicht bearbeiten. Mit Suchen finden Sie Einträge nach Akte, Anlagedatum, Ablagenummer oder Ablagedatum. Treffer werden rot unterlegt.

Abgelegte Akte aufrufen und reaktivieren

  1. Öffnen Sie Akte ändern und geben Sie die Aktennummer der abgelegten Akte ein.
  2. Die Maske zeigt jetzt Ablagenummer und Ablagedatum sowie die Schaltfläche Akte reaktivieren.
  3. Klicken Sie auf Akte reaktivieren. Die Akte kann danach wieder bearbeitet werden. Das archivierte Aktenkonto wird dabei automatisch reaktiviert.
  4. Ist die Sache erneut erledigt, legen Sie die Akte wieder über Akte ablegen ab. Unter Reaktivierte Akte ablegen schlägt das Programm eine neue Ablagenummer vor. Mit Alte Ablagenummer verwenden Sie die bisherige weiter.

Aufbewahrung abgelegter Akten

Wie lange Rechtsanwälte ihre Handakten aufbewahren müssen, regelt § 50 BRAO. Die Herstellerhilfe nennt als Mindestdauer im Programm 6 Jahre bei Anwaltsakten und 7 Jahre bei Notarakten. Eine längere Aufbewahrungsdauer hinterlegen Sie je Akte in den Ablageoptionen oder je Referat in den Einstellungen auf der Karteikarte Aktenlöschung. Der Lösch-Assistent von RA-MICRO beachtet die eingestellte Dauer.

Häufige Fragen

Warum wird meine Akte nicht abgelegt?

Prüfen Sie zuerst, ob in den Einstellungen im Bereich Aktenkonto eine Sperre für offene Beträge gesetzt ist. Weitere mögliche Gründe sind die Ablageoptionen Offene Honorare und Offene Posteingänge sowie noch nicht abgelegte Unterakten. Bei einer Sperre wegen offener Beträge enthält das Ablageprotokoll einen Hinweis.

Kann ich auf eine abgelegte Akte noch buchen?

Ja. Eine Buchung ist auch ohne vorherige Reaktivierung möglich. Der Saldo ändert sich dadurch, das Konto ist dann nicht mehr ausgeglichen.

Das Ablageprotokoll wurde nicht gedruckt. Wie komme ich daran?

Über Ablageprotokoll anzeigen / drucken in der Toolbar von Akte ablegen können Sie die Protokolle jederzeit erneut anzeigen und drucken. Der Anzeigezeitraum lässt sich über Datumsfelder eingrenzen.

Stand: 02.10.2026 · Die Schritte beziehen sich auf die aktuelle Programmversion von RA-MICRO.