RA-MICRO Outlook Schnittstelle: E-Mails in die E-Akte

Mit der RA-MICRO Outlook Schnittstelle speichern Sie E-Mails direkt aus Outlook in die E-Akte der passenden Akte. Die Anleitung ist für alle, die in der Kanzlei mit Outlook arbeiten. Danach wissen Sie, was eingerichtet sein muss, wie Sie eine oder mehrere E-Mails ablegen und wie das Speichern beim Senden von selbst abläuft.

Was die RA-MICRO Outlook Schnittstelle macht

Die Outlook-Schnittstelle ist ein Add-in, das RA-MICRO in Outlook einbindet. Damit speichern Sie eingegangene und gesendete E-Mails zur Akte. Beim Schreiben einer E-Mail übernehmen Sie Empfänger aus den Adress- und Aktendaten und hängen Dokumente aus der E-Akte als Anlage an.

Voraussetzungen: Schnittstelle installieren, Add-in aktivieren

1. Schließen Sie Outlook. Öffnen Sie in RA-MICRO im Bereich Kanzlei unter Einstellungen die Funktion MS-Office (Einstellungen).
2. Setzen Sie den Haken bei der Outlook-Schnittstelle und bestätigen Sie mit Weiter. Ist Outlook auf dem Rechner nicht installiert, sind die Outlook-Punkte ausgegraut.
3. Starten Sie Outlook. Fehlen die RA-MICRO Funktionen, öffnen Sie Datei, dann Optionen und Add-Ins.
4. Um das RA-MICRO Add-in in Outlook zu aktivieren, wählen Sie im Feld Verwalten den Eintrag COM-Add-Ins und klicken auf Gehe zu. Setzen Sie das Kontrollkästchen vor dem RA-MICRO Eintrag.
5. Steht das Add-in dort nicht zur Auswahl, wählen Sie bei Verwalten den Eintrag Deaktivierte Elemente, klicken auf Gehe zu, markieren das Add-in und klicken auf Aktivieren.

Startet die Schnittstelle trotzdem nicht, kann sie in der Windows-Registry als deaktiviert eingetragen sein. Das RA-MICRO Hilfswerkzeug Addin-Checkup Registry zeigt unter Installierte Schnittstellen, was installiert ist, und unter Deaktivierte AddIns, was gesperrt wurde. Änderungen an der Registry gehören in die Hand des Systemadministrators. Wir prüfen das gern mit Ihnen in einem Fernwartungstermin.

Wichtig: Laut Microsoft laufen COM-Add-ins weiter im klassischen Outlook für Windows. Das neue Outlook für Windows unterstützt sie nicht.

Eine einzelne E-Mail in die E-Akte speichern

1. Öffnen Sie die E-Mail in Outlook.
2. Klicken Sie auf Speichern in E-Akte. Mit Speichern in E-Akte und Schließen wird das E-Mail-Fenster nach dem Speichern gleich geschlossen.
3. Tragen Sie im Speicherdialog die Aktennummer ein. Als Bemerkung schlägt RA-MICRO den Betreff der E-Mail vor.
4. Legen Sie fest, was gespeichert wird: die ganze E-Mail, nur die Anlagen oder die E-Mail ohne Anlagen. Optional ergänzen Sie Schlagwort, Rubrik oder Unterordner.
5. Bei Bedarf wählen Sie E-Mail aus Outlook löschen, E-Mail drucken oder Senden an Postkorb.
6. Bestätigen Sie mit OK und Schließen.

Das Dokumentenkennzeichen belegt RA-MICRO selbst vor: „v“ für eingegangene, „a“ für gesendete E-Mails.

Mehrere E-Mails auf einmal speichern

1. Markieren Sie die gewünschten E-Mails in Outlook.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Auswahl und wählen Sie im Kontextmenü Speichern in E-Akte.
3. Geben Sie im Dialog die Aktennummer der Zielakte ein. Alle markierten E-Mails werden dieser einen Akte zugeordnet.
4. Die Option Bemerkung aus E-Mail-Betreff ist voreingestellt. Jede E-Mail erhält dann ihren eigenen Betreff als Bemerkung. Für eine einheitliche Bemerkung schalten Sie die Option aus und geben Ihren Text ein.
5. Vergeben Sie bei Bedarf Schlagwort, Rubrik oder Unterordner und speichern Sie.

Automatisch speichern beim Senden

Für E-Mails, die Sie selbst verschicken, gibt es zwei Wege:

• Klicken Sie in der neuen E-Mail auf Senden und Speichern in E-Akte. Die E-Mail wird verschickt und in der E-Akte gespeichert.
• Tragen Sie die Aktennummer zusätzlich in das Empfängerfeld ein, zum Beispiel 55/24. Mehrere Aktennummern trennen Sie wie E-Mail-Adressen mit Komma oder Semikolon. Beim Senden legt RA-MICRO die E-Mail als PDF in jeder genannten E-Akte ab, Anlagen bleiben im Originalformat.

Die Einstellungen dazu finden Sie in der Outlook-Schnittstelle unter Einstellungen. Mit Aktennummerneingabe nur mit „/“ im „An“-Feld zulassen gilt nur die Schreibweise mit Schrägstrich als Aktennummer. Punkte und Bindestriche aus E-Mail-Adressen werden dann nicht als Aktennummer gewertet.

Landen E-Mails wegen falsch erkannter Aktennummern ungewollt in einer Akte, hilft das Office Support Tool. Der Schalter Schnellspeicherung deaktivieren ist dort als Not-Ausschalter für das Speichern ohne Speicherdialog vorgesehen.

Eingehende E-Mails kann zusätzlich der E-Workflow direkt zur Akte speichern, wenn der Betreff mit der Aktennummer und dem Zusatz „ea“ beginnt. Dafür müssen die E-Mail Konten und der Kanzlei E-Mail Receiver eingerichtet sein.

Häufige Fragen

Wie kann ich das RA-MICRO Add-in in Outlook aktivieren?

Öffnen Sie in Outlook Datei, Optionen und Add-Ins. Wählen Sie bei Verwalten den Eintrag COM-Add-Ins, klicken Sie auf Gehe zu und setzen Sie das Kontrollkästchen vor dem RA-MICRO Eintrag. Fehlt die Schnittstelle ganz, installieren Sie sie in RA-MICRO über MS-Office (Einstellungen).

Woran erkenne ich, dass eine E-Mail schon in der E-Akte gespeichert ist?

Gespeicherte E-Mails erhalten die grüne Outlook-Kategorie In RA-MICRO E-Akte gespeichert, solange die Einstellung Outlook-Kategorie für gespeicherte E-Mails aktiv ist. In der geöffneten E-Mail erscheint außerdem eine Hinweis-Schaltfläche. Zeigen Sie mit der Maus darauf, sehen Sie Aktennummer, Benutzer und Datum der Speicherung. Bei IMAP-Konten wird die Kategorie nicht angezeigt, weil Outlook dort keine Kategorien unterstützt.

In welchem Format wird die E-Mail in der E-Akte gespeichert?

Die E-Mail wird als PDF gespeichert. In den E-Workflow Einstellungen legen Sie mit E-Mails / E-Briefe fest, dass E-Mails zusätzlich im Textformat gespeichert werden. Dann lassen sie sich aus der E-Akte heraus wieder im Mailprogramm öffnen oder weiterleiten. Ist Nur PDF-Format (empfohlen) aktiv, entfällt diese zusätzliche Speicherung.

Kann ich eine E-Mail auch per Drag & Drop in die E-Akte bringen?

Ja. Ziehen Sie die E-Mail aus dem Outlook-Posteingang auf die Oberfläche der E-Akte oder des Postkorbs. RA-MICRO öffnet dann den Dokumentenimport, in dem Sie die E-Mail einer E-Akte und einem Postkorb zuordnen.

Stand: 02.10.2026 · Die Schritte beziehen sich auf die aktuelle Programmversion von RA-MICRO.