E-Workflow: Elektronische Versicherungskommunikation – Online-Deckungsanfragen und -Kfz-Schadenmeldungen

Die Elektronische Versicherungskommunikation gewährleistet den papier- und zeitsparenden Online-Versand vollstrukturierter und damit maschinenlesbarer Deckungsanfragen und Kfz-Schaden­meldungen inkl. Folge­korres­­pondenzen an die teilnehmenden Versicherungen.

Sie bietet schnelle Bearbeitung bei minimiertem Arbeits­aufwand. Anlagen sind in der Regel nicht erforderlich, im Bedarfsfall aber, z. B. bei Folgekorrespondenzen, möglich. Mit einem voll­struk­turierten Online-Versicherungsdialog werden unnötige Rückfragen vermieden.

Die erforderlichen Aktenstammdaten werden – falls vorhanden – inkl. der Rechtsschutzversicherung (RSV) bzw. der gegnerischen Kfz-Haftpflicht­ver­sicherung automatisch aus der Akte übernommen. Die Elektronische Versicherungskommunikation unterstützt das Nachtragen fehlender Daten mit Infos und Bedienungs­hinweisen. Die Liste teilnehmender Versicherungen informiert darüber, welche Versicherungen für die Elektronische Versicherungskommunikation zugelassen sind.

Beim ersten Start erfolgen automatisch Registrierungen bei den Versicherungsdienstleistern drebis und e.Consult, wobei bereits vorhandene Registrierungen in der Titelleiste über das Zahnradsymbol in den Erweiterten Einstellungen erfasst und so weiter genutzt werden können. Für bestimmte Versicherungen kann über die Schaltfläche Bearbeiten festgelegt werden, über welchen Dienstleister der Versand erfolgen soll.

Bereits zur RSV im RSV-Betreff bzw. zur gegnerischen Haftpflichtversicherung zur Akte erfasste Daten wie Versicherungsschein-, Schadennummer sowie weitere gegnerischen Daten bei der Schadenmeldung wie Kfz-Kennzeichen, Unfalltag etc. werden automatisch vorgeschlagen. Fehlende Angaben können ergänzt werden.

Als Anfrageart wird bei der RSV automatisch Erst-Deckungsanfrage vorge­schlagen, bei weiteren Anfra­gen in der Sache stehen Deckungs­erweiterung bzw. Folgekorres­pondenz zur Verfü­gung.

Mit der Auswahl Kfz-Schaden ist die Schadenmeldung selbst bis hin zu weiteren Folge­korrespondenzen möglich. Die Auswahl Schadens­­parte ermöglicht die Entscheidung zwischen Kraftfahrthaftpflicht-, Fahrzeugvoll- und Fahrzeugteilversicherung.

Über die Schaltfläche Start werden die Stammdaten zur Vervollständigung der Versicherungsdaten aus dem linken Bereich in den Online-Dialog der jeweiligen Versicherung übertragen. Der Inhalt der Anfrage ergibt sich aus der Beantwortung von Fragen im Online-Formular. Am Ende des Versicherungs­dialogs erfolgt eine Zusammenfassung, sodass die Angaben vor dem Versand des Online-Formulars kontrolliert werden können. Eine Versandbestätigung zur Deckungsanfrage an die RSV bzw. für die Kfz-Schaden­meldung wird im Anschluss automatisch in die zugeordnete E-Akte gespeichert.

Zum Rech­nungs­­ausgleich durch die RSV ist die Rechnung RVG des Moduls Gebühren mit aktivierter Option Rechnungsausgleich durch RSV – ggf. unter Angabe einer Selbstbeteiligung, falls diese nicht schon im RSV-Betreff erfasst wurde und hier vorgeschlagen wird – und mit Rechnungsnummer an die Mandantschaft zu adressieren. Die anschließende Übergabe an den E-Brief über die Abschluss­leiste der Rechnungsvorschau ist erforderlich, um die elektronische Kommunikation mit der RSV nicht zu unterbrechen. Nach Übermittlung an den Postausgang erfolgt dort der Rechnungsversand an die Mandantschaft und – in maschinenlesbarer Form – an die RSV.

Der Posteingang prüft automatisch auf Übermittlungs­bestäti­gungen und Antworten der Versicherer. Diese werden zur zeitnahen Bearbeitung durch den zuständigen Benutzer – falls im Posteingang so eingestellt – an den gewählten Postkorb weitergeleitet. Über die Erweiterten Einstellungen der Elektronischen Versicherungskommunikation kann zusätzlich gewählt werden, ob Benachrichti­gungen der Versicherungen auch per E-Mail erfolgen.

Für die Nutzung der Elektronischen Versicherungs­kommunikation wird die Erfassung der RA-MICRO Online (RMO-) Benutzerdaten in der RA-MICRO Benutzerverwaltung erwartet.